Zoomのホスト役に悪戦苦闘：気づいたこと経験したこと

普段から仕事の効率化や差別化を図ることを意識して

ITに関しては積極的に取り入れたいと思っております。

しかしITを使ったリモート面談については、どうしても不安に感じ

今までこちらから「直接お会いしたい」と、お客様にお願いしておりました。

ところが先日、単発税務相談のお客様から「Zoomのリモートで」と

先手を打たれたので、これも良いキッカケだと思い、

リモート面談を思い切って実施することにしました。

Zoom面談の準備から実施までの悪戦苦闘と感想について書いてみます。

招待されることはあったが、ホスト役はなかった

リモートでの会合や研修は今までにも何度かZoomで経験しており

招待される側（受ける側）のZoomの基本操作はできるようになってました。

メールで招待される際のURLからの入場やマイクのON/OFF、

チャットの使い方などの基本操作については知っていました。

しかし、自分の方から面談のスケジューリング設定をして招待したり、

作成資料の説明の際の画面共有のやり方など、

ホスト側が知るべきZoomの操作についてはよく知りませんでした。

直接お会いした方が安心・安全という壁

Zoomのホスト役に限らず、今までやったことがないことに挑戦することには

抵抗があります。

従来から慣れている方法の方が安心・安全で、

失敗する確率も低いのは確かです。

しかし、古いやり方に固執すると新しいやり方を取り入れている同業者との

競争で淘汰されたり、新しい考えのお客様に対応できなかったりします。

今回のZoomの税務相談のホスト役も来るべきして来たと思いチャレンジしました。

準備であたふた

先ずは、お客様にスケジューリングした日時にZoomに参加して

頂くようメールで招待しなければなりません。

Zoomのホーム画面に「スケジュール」のアイコンがあるので

そこをクリックして感覚的に設定してみたのですが、カレンダーの選択ボタンで

「Outlook」を選択すると、訳が分からない状態になりました。

（後で「他のカレンダー」を選択すべきであることが判明）

次に進むと、スケジューリングした会議のURL、ミーティングID、パスコードが

表示されましたがうまくコピペできません。

「クリップボードにコピーされました」と表示されるのですが、クリップボードって何？

といった低レベルの問題であたふたしてました。

上記の諸問題は、YouTubeの「Zoom ホスト役」の検索やネット検索で解決できました。

特にYouTubeは、わたしの学びツールとして大変重宝しています。YouTubeありがとう。

いざ本番で経験したこと

いざZoomを使ったリモート税務相談を実施してみて経験した問題は下記のとおりでした。

・自分の声が相手にちゃんと聞こえているのか不安になって、話す声がどんどん大きくなった。

・パソコンの内部マイクに無意識に近づいて、気づくと画面の自分の顔が、どアップになっていた。

・通信速度の関係で相手の反応が少し遅れるせいなのか、言葉のキャッチボールが難しい（ズレる）。

・話がお互いに被るときが何度もあった（しゃべるタイミングが難しい）。

・実際に対面するのと違って、相手の微妙な反応が読み取れない。

今後の対応

リモート面談の正直な感想は「直接お会いした方がやりやすい」でした。

リモート面談はまだ慣れていないので、場数を踏めば

直接お会いするのとあまり変わらなくなるのかもしれません。

ですから、お客様からリモート面談の要望があれば

積極的に実施しようと思います。

そうは言っても、直接お会いする方が、相手を理解する上では

ベストな方法だと思います。

特に初回面談のお客様については、できれば直接お会いしたいのですが

コロナ禍が収束するまでは難しい状況なのでしょう。

編集後記

今朝は、マックドナルドでブログ書いてます！

休日の朝はお客さんも少なくて、快適です！